Obligātie e-rēķini no 2028. gada: kā sagatavoties

No 2028. gada 1. janvāra rēķinam, ko tavs uzņēmums izraksta citam Latvijā reģistrētam uzņēmumam, ar dažiem izņēmumiem jābūt strukturētam e-rēķinam, un tā kopija piecu darba dienu laikā jānodod Valsts ieņēmumu dienestam (VID). Likums jau ir pieņemts, tas nav tikai priekšlikums. Līdz tam e-rēķini starp uzņēmumiem ir brīvprātīgi, bet valsts un pašvaldību iestādēm (budžeta iestādēm) tie jāizraksta jau tagad.

Kas mainās 2028. gadā

Grāmatvedības likums prasa, lai rēķins citam uzņēmumam būtu strukturēts e-rēķins. Tā ir XML datne, ko grāmatvedības programma nolasa automātiski.

PDF, Word dokuments, skenēts vai nofotografēts rēķins un fakss netiek uzskatīts par e-rēķinu, pat ja to sūta e-pastā. Labojuma rēķins (kredītrēķins) būs tāpat e-rēķins ar atsauci uz sākotnējā rēķina numuru, tāpēc pārbaudi, kā tava programma apstrādā preču atgriešanu.

Sākotnēji likums noteica 2026. gada 1. janvāri, bet 2025. gada jūnijā Saeima termiņu pārcēla uz 2028. gada 1. janvāri.

Uz ko tas attiecas un uz ko neattiecas

Prasība attiecas uz visiem, kas Grāmatvedības likuma izpratnē ir uzņēmumi, ne tikai uz PVN maksātājiem. Tie ir, piemēram, komercsabiedrības, kooperatīvi, ārvalstu uzņēmumu filiāles, biedrības un nodibinājumi, individuālie komersanti, zemnieku saimniecības un arī pašnodarbinātie.

Svarīgi ir tas, kam tu rēķinu izraksti. E-rēķins vajadzīgs, ja saņēmējs ir cits Latvijā reģistrēts uzņēmums. Uz rēķiniem privātpersonām un ārvalstu uzņēmumiem prasība neattiecas; ar ārvalstu klientu e-rēķinus var izmantot, ja par to vienojies.

Prasība neattiecas arī, piemēram, uz darījumiem, kuros samaksu apliecina kases aparāta vai citas fiskālās ierīces čeks, e-čeks vai biļete. Avansa rēķinam nav jābūt e-rēķinam, jo tas ir informatīvs dokuments, nevis attaisnojuma dokuments.

Formāts un piegādes kanāli

E-rēķinam jāatbilst Eiropas standartam EN 16931. VID pieņem XML datnes UBL 2.1 un Peppol BIS Billing 3.0 formātā. Peppol ir starptautisks e-rēķinu apmaiņas tīkls.

Ar katru partneri tu vienojies par vienu vai vairākiem kanāliem. Pirmais ir e-adrese, valsts oficiālā elektroniskā adrese portālā Latvija.gov.lv, ja konts ir aktivizēts. Juridiskām personām tā ir obligāta kopš 2023. gada. Otrais ir e-rēķinu operatora vai Peppol pakalpojuma sniedzēja kanāls. Trešais ir cits saskaņots kanāls, piemēram, tieša sistēmu integrācija vai XML datne e-pastā.

Peppol ir viens no atļautajiem kanāliem, nevis obligāts tīkls. VID publicē pakalpojumu sniedzēju sarakstu tikai informācijai, un MK noteikumi Nr. 749 operatoru sertifikāciju neparedz.

Kopija VID piecu darba dienu laikā

Katra izrakstītā e-rēķina kopija vienu reizi jānodod VID piecu darba dienu laikā pēc nosūtīšanas. Tā nav reāllaika pārbaude: klients rēķinu saņem kā parasti, bet VID kopiju saņem pēc tam un izmanto, lai iepriekš aizpildītu PVN deklarācijas pielikumus.

Ja e-rēķinu sūti ar e-adreses starpniecību, kopija VID nonāk automātiski. Kopiju VID var nodot arī operators, kas pieslēgts VID, vai tu pats VID Elektroniskās deklarēšanas sistēmā (EDS) ar API vai augšupielādējot katra rēķina XML atsevišķi. Pienākums ir rēķina izrakstītājam vai tā izvēlētajam operatoram.

Ja kopiju nevar nodot uzņēmuma sistēmas kļūmes dēļ, par to jāpaziņo VID EDS nākamajā darba dienā un kopija jānodod trīs darba dienu laikā pēc kļūmes novēršanas.

Atsevišķa soda tieši par e-rēķiniem likumā nav. Finanšu ministrija skaidro, ka rēķins, kas nav noformēts kā e-rēķins, neatbilst attaisnojuma dokumentu noformēšanas prasībām, par ko Grāmatvedības likuma 43. pants paredz brīdinājumu vai naudas sodu līdz 86 naudas soda vienībām (430 eiro). Tā ir ministrijas interpretācija, prakses vēl nav.

Kas jau ir spēkā un kas sekos

Budžeta iestādēm rēķini jāizraksta kā e-rēķini kopš 2025. gada 1. janvāra (līgumiem, kas noslēgti līdz 2024. gada beigām, ne vēlāk kā no 2026. gada 1. janvāra), un kopš 2026. gada 1. janvāra to kopija arī jānodod VID piecu darba dienu laikā. Vai klients ir budžeta iestāde, var pārbaudīt pēc tā institucionālā sektora koda.

ES ViDA direktīva paredz EN 16931 e-rēķinus un digitālu ziņošanu arī darījumos ar uzņēmumiem citās ES valstīs no 2030. gada 1. jūlija; dalībvalstīm tā jāievieš līdz 2030. gada 30. jūnijam.

Ko darīt jau tagad

Ja rēķinus izraksta vairāki cilvēki vai vairākās programmās, sāc laikus.

Sakārto klientu sarakstu. Atzīmē, kuri ir budžeta iestādes, kuri Latvijas uzņēmumi un kuri privātpersonas vai ārvalstu klienti.
Pārbaudi grāmatvedības programmu. Pajautā programmas izstrādātājam, vai tā izraksta e-rēķinus UBL vai Peppol BIS Billing 3.0 formātā un pati nodod kopiju VID, vai arī tam vajadzīgs operators, un cik tas maksā.
Izvēlies izrakstīšanas veidu pēc apjoma. Bezmaksas e-rēķina forma e-adresē der nelielam apjomam (VID norāda līdz aptuveni 5 rēķiniem dienā); lielākam apjomam vajadzīga programma vai operators. Salīdzini cenu par rēķinu, savienojumu ar tavu programmu un to, vai operators pats nodod kopiju VID.
Pārbaudi e-adresi. Pārliecinies, ka konts ir aktivizēts un ir skaidrs, kurš to lasa.
Vienojies ar partneriem. Ar katru klientu un piegādātāju norunā kanālu: e-adrese, operators, Peppol vai cits kanāls. Ja partneru ir daudz, sāc ar lielākajiem, bet pārējiem nosūti vienu vēstuli ar kanālu, ko piedāvā tu.
Sakārto rekvizītus. XML datni apstrādā programma, tāpēc reģistrācijas numuriem, PVN numuriem un adresēm jābūt pareiziem.
Pārbaudi pirmos rēķinus. XML var pārbaudīt Eiropas Komisijas e-rēķinu validatorā; VID ir publicējis instrukciju, kā to izdarīt.
Sagatavo ienākošo rēķinu plūsmu. Izlem, kur nonāks piegādātāju e-rēķini, kurš tos pārbauda un kā tos salīdzināsi ar pasūtījumiem un pavadzīmēm.
Izmēģini pirms termiņa. Līdz 2027. gada beigām e-rēķinus un kopijas VID var sūtīt brīvprātīgi, tāpēc procesu var pārbaudīt ar dažiem partneriem bez steigas.

E-rēķini ir iespēja sakārtot arī ceļu no pasūtījuma līdz samaksai. Mēs veidojam sistēmas, kurās rēķins rodas no pasūtījuma un aiziet kā e-rēķins, ienākošos e-rēķinus sasaista ar iepirkumiem, bet bankas maksājumus ar rēķiniem. Tās strādā blakus grāmatvedības programmai, ko tu jau lieto. Ja gribi saprast, kā tas izskatītos tavā uzņēmumā, piesakies iepazīšanās zvanam.

Avoti

Obligātie e-rēķini no 2028. gada un kā tiem sagatavoties